Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk

Supermappie is een dienst van Fris B.V., gevestigd aan de Hierdenseweg 67, 3841 GW Harderwijk (KVK 64486710). Fris B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via Supermappie worden verwerkt.

Vragen over privacy? Mail naar privacy@supermappie.nl of bel 0341 234 324.

Welke gegevens we verwerken

Accountgegevens: je e-mailadres, en de datum waarop je account is aangemaakt. We werken met een inloglink, dus we bewaren geen wachtwoord.

Bedrijfsgegevens: de gegevens die je zelf invult voor je facturen, zoals bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, btw-nummer en IBAN.

Documenten die je opstuurt: foto’s, PDF’s, spraaknotities en berichten die je naar Supermappie stuurt of uploadt, plus de gegevens die we daaruit lezen (zoals bedragen, datums en leveranciers) en de facturen die we voor je opstellen.

Technische gegevens: beperkte, geanonimiseerde gebruiksstatistieken (welke pagina’s worden bezocht) om de dienst te verbeteren. We volgen je niet over andere websites.

Waarom we die gegevens verwerken

Om de dienst te leveren: je documenten verwerken, je administratie ordenen en facturen opstellen en versturen. Dit doen we om de overeenkomst met jou uit te voeren.

Om je account veilig te houden en in te kunnen loggen met een link in je mail.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht voor administratie.

Om de dienst te verbeteren, op basis van ons gerechtvaardigd belang en met zo min mogelijk gegevens.

AI en geautomatiseerde verwerking

Om documenten te herkennen en de juiste gegevens eruit te lezen, gebruiken we tekstherkenning en AI-modellen. Deze verwerking helpt je administratie te ordenen; ze neemt geen besluiten met rechtsgevolgen voor jou. Jij houdt altijd de controle en kunt elk resultaat corrigeren voordat er iets de deur uit gaat, zoals een factuur.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met dienstverleners die ons helpen Supermappie te draaien, en alleen voor zover dat nodig is: hosting en opslag, e-mailbezorging, en de AI-/tekstherkenningsdiensten die documenten verwerken. Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten.

We geven gegevens verder alleen door als de wet ons daartoe verplicht. Waar gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren je gegevens zolang je een account hebt. Documenten en facturen bewaren we conform de wettelijke bewaartermijn voor administratie (in Nederland doorgaans zeven jaar), zodat je administratie compleet blijft.

Zeg je je account op, dan verwijderen of anonimiseren we je gegevens, behalve wat we wettelijk langer moeten bewaren.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Verkeer gaat versleuteld over https, toegang tot je documenten is gekoppeld aan je eigen account, en originele bestanden slaan we beschermd op.

Cookies en statistieken

We gebruiken alleen een noodzakelijke cookie om je ingelogd te houden. Voor bezoekersstatistieken gebruiken we een privacyvriendelijke oplossing die geen profielen opbouwt en je niet volgt over andere websites. We tonen geen advertenties op basis van je gedrag.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te beperken of daartegen bezwaar te maken, en om je gegevens over te dragen. Mail je verzoek naar privacy@supermappie.nl; we reageren binnen de wettelijke termijn.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten.